5 порад щодо організації контактів в юридичній фірмі

В юридичних фірмах багато що потребує постійного збалансування. Внутрішні процеси та дані мають бути максимально спрощені і однією з ключових частин цього є внесення та збереження даних про ваших контактів.

На щастя, організувати свої контакти простіше, ніж ви думаєте. Достатньо постійно зберігати інформацію та стежити за тим, щоб всі дані оновлювалися вчасно. Сьогодні ми трошки поговоримо про те, як не заплутатися у власних контактах та максимально структурувати всю інформацію.

  1. Починайте збирати інформацію як тільки ви знайомитеся з клієнтом

Почніть записувати контактну інформацію якомога раніше. Навіть якщо клієнт не готовий одразу найняти вас, він може зробити це в майбутньому. За допомогоюпрофесійної CRM-системи можна зберігати інформацію про клієнтів, які вже найняли вашу фірму, а також про потенційних клієнтів. Це правило застосовується і до колишніх клієнтів, однокласників та контактів, чиї візитні картки ви збирали протягом багатьох років.

2. Зберігайте повний ланцюжок контактів в одному місці

Підприємствам, особливо юридичним фірмам, краще уникати зберігання контактної інформації в різних місцях. Завдяки одній централізованій системі ви маєте найкраще положення для того, щоб зберегти ваші дані та справи з достатнім рівнем безпеки.

Якщо ви обираєте CRM-систему для керування власною юридичною практикою, ми радимо розглядати лише ті, які побувадовані на хмарних технологіях. По-перше, це набагато безпечніше за системи, які використовують локальний сервер. По-друге, ви будете мати доступ до системи та інформації з будь-якої точки планети та з будь-якого пристрою. В Україні лідером у програмному забезпеченні для управління юридичною практикою є Jusnote.

3. Зробіть процес введення інформації простим

Введення інформації про клієнта не має бути морокою. Одне з основних джерел стресу для юридичних фірм – необхідність вводити дані в різні системи, які перетинаються. При виборі CRM зручність у користуванні – пріоритет. Система повинна бути простою для кожного члена вашої команди. Так вони виконуватимуть свою роботу без помилок та плутанини.

4. Автоматизуйте все, що можливо

Змусьте власні інструменти працювати на вас. Завдяки комплексному програмному забезпеченню для керування фірмою, можна легко налаштувати автоматизовані процеси для збору даних, організації контактів у списки та регулювання робочих процесів через електронну пошту.

Ще одним завданням, яке дозволяє заощадити час, є підписання документів. Ваша система може швидко створювати потрібні документи, а ваші клієнти будуть підписувати їх електронним способом з будь-якого пристрою. 

5. Збирайте всі потрібні дані для супроводу клієнта

Радимо створити чітко визначені етапи під час процесу залучення нових клієнтів. Наприклад, “Ще не зв’язалися”, “Необхідні подальші дії” або “Очікує на форму прийому”.

Використовуйте технології для підтримки контактів в усіх інструментах 

Якщо ви використовуєте занадто багато інструментів, які накладаються один на одного, ваша юридична фірма швидко стає неефективною. Однак використання декількох добре підібраних інструментів може зробити вас більш продуктивними та ефективними – головне добре інтегрувати їх. 

Плануйте регулярне очищення даних 

Як тільки ви стандартизували процес зібрання контактів та організації, переконайтеся, що ви зберігаєте “чисті” дані. Поставте собі за мету організовувати дані щоквартально, починаючи з перевірки на наявність дублікатів електронних листів і неправильних контактних даних.  

За допомогою чітко прописаних процесів та за допомогою технологій ви маєте всі шанси радикально підвищити продуктивність вашої юридичної фірми. Так у вас з’явиться реальна можливість, щоб зосередитися на оплатних завданнях. 

Запам’ятайте, тепер ваша ціль –  організувати роботу своєї юридичної фірми правильно та без відчутних втрат. Більше 5 тисяч українських юристів вже використовують Jusnote – першу професійну CRM-систему для управління юридичною практикою. Дізнайтеся про неї більше за цим посиланням.

Social media & sharing icons powered by UltimatelySocial